Lo que conviene dibujar antes de comenzar una reunión

Hay reuniones que terminan de una manera sospechosamente agradable. Todos agradecen, alguien dice que fue muy productiva y nos despedimos con una sonrisa. Al día siguiente, una persona pregunta quién debía enviar el presupuesto. Otra cree que esa tarea dependía de alguien más. La tercera pensaba que todavía faltaba decidir si el presupuesto era necesario.

Nadie mintió durante la reunión. Simplemente salimos de la misma conversación con tres versiones diferentes de lo que habíamos acordado.

No siempre ocurre por falta de atención. A veces confundimos hablar de un problema con tomar una decisión sobre él. Por eso me gusta preparar una hoja antes de ciertos encuentros. No una presentación elegante; una hoja con tres espacios que nos obligan a distinguir cosas que suelen mezclarse.

Tres espacios antes de sentarnos

En el primero escribimos qué necesitamos resolver. No «hablar sobre las ventas», porque podríamos pasar dos horas haciendo exactamente eso. Algo más concreto: «Decidir qué hacer cuando faltan productos en la tienda». En el segundo colocamos lo que todavía no sabemos. ¿Qué productos faltan más? ¿Quién detecta la falta? ¿Con qué frecuencia se revisa? Y en el tercero dejamos lugar para anotar decisiones: quién se encargará, qué hará y cuándo volveremos a comprobarlo.

Antes: ¿qué tenemos que decidir? Durante: ¿qué información falta? Al terminar: ¿quién hará qué y para cuándo?

Es un esquema sencillo, y justamente por eso puede resultar útil. Cuando alguien presenta una idea nueva, podemos preguntarnos a qué espacio pertenece. Quizás sea información que falta, una alternativa que deberíamos evaluar o una decisión ya tomada. No hace falta interrumpir con solemnidad: basta con señalarlo.

También conviene dibujar las relaciones entre tareas cuando la conversación se complica. Si el diseñador necesita recibir primero el texto y el encargado de escribirlo está esperando una aprobación, esas dependencias merecen estar a la vista. De otro modo, cada persona puede salir convencida de que su parte está lista para comenzar mientras todas esperan a las demás.

Hay reuniones, por supuesto, cuyo propósito es escuchar, acompañar o explorar ideas y no tomar decisiones inmediatas. No todas necesitan esta estructura. Utilizarla en una conversación delicada donde alguien simplemente necesita ser escuchado podría resultar tan incómodo como llegar a una reunión familiar con una planilla de indicadores.

Pero cuando sí necesitamos avanzar, un esquema puede evitar esa costumbre de conversar mucho y decidir poco. Puede hacerse en papel, en una pizarra o en un documento compartido. Si la reunión es por videollamada, Orbitrama permite dibujar un pequeño mapa de tareas mientras compartimos pantalla, aunque no ofrece edición simultánea por varios participantes.

Yo guardaría el dibujo al terminar, con las decisiones claramente marcadas, y lo enviaría acompañado de un resumen breve. El esquema ayuda a entender cómo se llegó a cada acuerdo; el resumen deja constancia de lo acordado.

La próxima vez que escuches «perfecto, entonces estamos todos de acuerdo», quizás valga la pena hacer una pregunta más antes de cerrar la videollamada: «¿Quién se encarga de qué?». Si nadie sabe responder, todavía nos queda algo por dibujar.